Nieterminowe płatności faktur to zjawisko, które na stałe wpisało się w codzienność polskich przedsiębiorców – niezależnie od wielkości firmy oraz branży. Skutkiem tego może być zachwianie równowagi finansowej. Jest to tym bardziej prawdopodobne wówczas, gdy przedsiębiorstwo współpracuje z wieloma nierzetelnymi kontrahentami, a ich zaległości przekraczają tysiące złotych. Jeżeli nie chcesz, aby ten problem dotyczył i Ciebie, poznaj sposoby pozwalające zwiększyć ilość terminowych płatności.
Jak wynika z badania „Portfel należności polskich przedsiębiorstw” realizowanego na zlecenie Krajowego Rejestru Długów (KRD BIG SA) oraz Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych (KPF), nieterminowe płatności dotykają 85% firm (dane na I kwartał 2018 roku*). Jednocześnie wydłużył się czas oczekiwania na uregulowanie należności – aż o ponad 3 tygodnie. Doświadczenie pokazuje, że im wcześniej zostaną podjęte działania w zakresie komunikacji z klientem, tym większe szanse na odzyskanie należności. Co zatem zrobić, aby termin zapłaty za fakturę był wiążący, a kontrahent nie zwlekał z uregulowaniem zobowiązania? Poniżej przedstawiamy 7 sprawdzonych sposobów na zwiększenie ilości terminowych spłat należności wynikających z faktur wystawionych kontrahentom.
Sprawdź 7 niezawodnych sposobów, aby zapobiec nieterminowym płatnościom faktur
- Zawieraj pisemne umowy współpracy
- Wystawiaj fakturę VAT proforma
- Pobieraj zadatek lub zaliczkę na poczet realizowanego zlecenia
- Wystawiaj faktury elektroniczne
- Zaoferuj rabaty za wcześniejsze uregulowanie należności
- Ostrzegaj przed odsetkami
- Skorzystaj z faktoringu
1. Zawieraj pisemne umowy współpracy
Chociaż umowa zawarta ustnie jest równie wiążąca co umowa pisemna, zasady współpracy najlepiej zawrzeć na piśmie. W takim dokumencie powinny pojawić się nie tylko informacje dotyczące zakresu zlecenia, ale również kwestie związane ze sposobem i formą płatności oraz maksymalnym terminem płatności faktury.
Dzięki umowie pisemnej żadna ze stron nie będzie miała wątpliwości, co do warunków wspólnej pracy. Taki dokument może stanowić również dowód na podjęcie współpracy i niedotrzymanie warunków umowy jednej ze stron. Jeżeli nie jesteś pewien jakie terminy płatności faktur powinieneś akceptować podczas podpisywania umowy, sprawdź naszą infografikę: „Czy zgadzać się na długie terminy płatności faktur”
2. Wystawiaj fakturę VAT proforma
Faktura VAT proforma to jeden ze sposobów pozwalających na przyjmowanie płatności z góry. Chociaż takie rozwiązanie nie należy do popularnych i nie zawsze jest możliwe do zrealizowania, z pewnością pomoże zmniejszyć skalę problemu z nieterminowym otrzymywaniem należności.
Poproś więc kontrahenta, aby podał dane do faktury już na samym początku współpracy.
3. Pobieraj zadatek lub zaliczkę na poczet realizowanego zlecenia
Jeżeli w Twojej branży pobieranie płatności z góry jest niemożliwe lub niemile widziane, alternatywą jest przyjmowanie zadatku lub zaliczki. To rozwiązanie bardzo często praktykowane – szczególnie wśród przedsiębiorców rozpoczynających współpracę z kontrahentem.
Chociaż zadatek i zaliczka mają ten sam cel – służą zabezpieczeniu interesów obu stron umowy, różnią się w dość istotnej kwestii. Zadatek ma charakter bezzwrotny, natomiast zaliczka zwracana jest bez dodatkowych konsekwencji. Obie wliczane są jednak na poczet należności za świadczoną usługę / dostarczany towar.
Subskrybuj darmowy newsletter – nie przegap cotygodniowych wskazówek dla przedsiębiorców!
4. Wystawiaj faktury elektroniczne
Faktura elektroniczna pozwala na szybkie przekazanie dokumentu kontrahentowi. W przeciwieństwie do papierowej wersji, dociera niemal natychmiast po wystawieniu.
Co powinna zawierać faktura elektroniczna? Wszystkie dane do faktury, które do tej pory były potrzebne do wystawiania dokumentu w formie papierowej.
Przesyłanie faktur online może przyczynić się do przyspieszenia uregulowania należności w terminie.
5. Zaoferuj rabaty za wcześniejsze uregulowanie należności
Nic tak nie motywuje kontrahentów do terminowej spłaty należności jak szansa na niższą cenę za zrealizowaną usługę. Jeśli wystawiasz faktury VAT, zaproponuj rabaty za przedterminowe uregulowanie należności.
Jak duży ma być rabat? O jego wysokości decydujesz tylko Ty – w zależności od tego, jaka wartość procentowa jest dla Ciebie korzystna.
6. Ostrzegaj przed odsetkami
Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Kodeksie cywilnym (art. 481 § 1 ), przedsiębiorca ma prawo żądać odsetek za czas opóźnienia – jeśli minął maksymalny termin płatności faktury.
Przekazując kontrahentowi fakturę VAT do zapłaty, poinformuj jednocześnie o swoim prawie do odsetek oraz sposobie ich naliczania, tj. za każdy dzień zwłoki, licząc od dnia następującego po określonym pierwotnie terminie zapłaty do dnia faktycznego uregulowania należności.
W 2018 roku stawka odsetek za opóźnienie wynosi 7% (w skali roku).
7. Skorzystaj z faktoringu
Faktura VAT z odroczonym terminem płatności wystawiana nierzetelnemu kontrahentowi może prowadzić do zaburzenia płynności finansowej. Aby tego uniknąć, skorzystaj z usług firm faktoringowych. Faktoring to zewnętrzna forma finansowania, dzięki której – na długo -przed upływającym terminem płatności – otrzymasz środki w formie zaliczki. Będziesz mógł z nich skorzystać od razu – bez względu na to czy termin płatności faktury mija za 30 dni czy 60 dni.
Więcej na ten temat dowiesz się w artykule: Specyficzne rodzaje faktoringu
Zbliża się termin płatności faktury? Przypomnij o tym kontrahentowi
Jeżeli zbliża się termin płatności faktury, wyślij kontrahentowi wiadomość e-mail z przypomnieniem. W treści zawrzyj informację o:
- zakresie zlecenia
- numerze faktury
- kwocie należności
- dacie wystawienia faktury
- terminie płatności
- formie płatności.
Wiadomość zakończ podziękowaniem w stylu „Z góry dziękuję za terminowe uregulowanie należności”. Jeśli chcesz sprawdzić jak skutecznie motywować klienta do terminowej spłaty faktury, przeczytaj nasz artykuł: „Jak uporać się z niepłacącym klientem?”
Powyższe metody pomogą poprawić długoterminowo współpracę z kontrahentem w kwestii rozliczeń. Wdrażając je (albo chociaż część z nich), zwiększasz szanse na to, iż termin płatności faktury zostanie dotrzymany przez klienta.
*Źródło: https://krd.pl/Centrum-prasowe/Informacje-prasowe/2018/Rosna-zatory-platnicze–Firmy-czekaja-na-pieniadze-o-3-tygodnie-dluzej
Wiedz więcej od konkurencji – Subskrybuj nasz darmowy newsletter
Comments 2