Podatek ryczałtowy: kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców

Wybór formy opodatkowania to nie lada wyzwanie dla polskich przedsiębiorców. Jest to wręcz matematyczne zadanie, które wymaga dokładnej analizy i przemyśleń, którego celem jest wybór najkorzystniejszej opcji. W tym artykule omówimy zasady, korzyści i obowiązki związane z opodatkowaniem ryczałtem.

Spis treści:

• Czym jest podatek ryczałtowy?
• Idealny kandydat do wykorzystania podatku ryczałtowego
• Podatek ryczałtowy a freelancing

Myślisz nad założeniem biznesu? A może pracujesz na tzw. B2B i chcesz zoptymalizować finanse w swoim JDG? Nie ważne, jaki powód Ci przyświeca, ważne, aby znać swoje możliwości w kwestii rozliczenia podatkowego. W ramach naszego cyklu akademii dla przedsiębiorców przygotowaliśmy dla Ciebie kilka praktycznych porad, jak działa i czym jest podatek ryczałtowy.

Zanim jednak skupimy się na nim, zacznijmy od podstaw. Właściciele firm mają obecnie do wyboru trzy formy opodatkowania, do których zaliczamy:

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• zasady ogólne (skala podatkowa),
• podatek liniowy.

Czym jest podatek ryczałtowy?

Podatek ryczałtowy, znany również jako ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, to uproszczona forma opodatkowania dla przedsiębiorców, której podstawą jest suma przychodu. Mogą z niej skorzystać podatnicy, którzy:

• prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą w formie indywidualnej, spółki cywilnej lub spółki jawnej,
• rozliczają przychód z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy i umów o podobnym charakterze.

W przypadku niektórych rodzajów działalności nie będzie możliwy wybór tej podatku w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Z ryczałtu nie mogą korzystać np. apteki, kantory czy osoby handlujące częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.

Czytaj także: Biała lista VAT: czym jest i czy warto się na niej znaleźć?

Cechy podatku ryczałtowego

Podatek ryczałtowy, czyli ryczałt ewidencjonowany, charakteryzuje się kilkoma specyficznymi cechami, które odróżniają go od innych form opodatkowania:

1. Przedsiębiorca, który wybrał ryczałt, nie może odliczać kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że nie płaci podatku od dochodu, ale od przychodu.
2. Wybór ryczałtu ewidencjonowanego wyklucza też możliwość rozliczania się z małżonkiem i odliczania ulgi na dzieci.
3. Przedsiębiorca, który ustala podstawę opodatkowania, może odliczyć od swojego przychodu straty z lat ubiegłych, składki na ZUS (składki społeczne i 50% zapłaconej składki zdrowotnej), ulgę abolicyjną, ulgi i odliczenia od dochodu wskazane w art. 26 ustawy o PIT.
4. Ryczałt znacznie upraszcza księgowość, a przedsiębiorcy nie muszą poświęcać wiele czasu biurokracji. W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości i wystarczy prowadzenie prostej ewidencji przychodów.
5. Stawki podatku ryczałtowego są zróżnicowane, ponieważ zależą od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Stawki te są niskie i wynoszą od 2% do 17%, a przedsiębiorca, który rozlicza się ryczałtem, ma obowiązek dokonywać podziału przychodów z podziałem na stawki.
6. Kolejną charakterystyczną cechą jest sposób rozliczania składki zdrowotnej, której wysokość zależy od:

• wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw za czwarty kwartał roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku;
• wysokości uzyskanych przychodów.

7. Jeżeli Twoje przychody w ubiegłym roku podatkowym przekroczyły 2 mln euro, to wtedy nie będziesz mógł/a dalej korzystać z ryczałtu. Konieczne będzie przejście na podatek liniowy lub podatek wg skali.
8. Wystawianie faktur odbywa się na takich samych zasadach, jak dla innych przedsiębiorców, czyli:

• faktura od ryczałtowca dla vatowca jest obowiązkowa. Jeśli sam nie jesteś płatnikiem VAT, to po prostu wystawiasz fakturę bez VAT;
• jeśli Ty i drugi przedsiębiorca nie płacicie VAT, to wystawiasz rachunek,
• jeśli świadczysz usługi dla osoby prywatnej, to nie musisz wystawiać faktury, chyba że Twój klient o to poprosi.

Przykład rozliczania składki zdrowotnej:

W 2024 roku podatnicy rozliczający się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych zapłacą składkę zdrowotną w wysokości:

• 419,46 zł – 9% podstawy wymiaru (4660,71 zł) – przy rocznych przychodach nieprzekraczających 60 000 zł,
• 699,11 zł – 9% podstawy wymiaru (7767,85 zł) – przy rocznych przychodach w przedziale od 60 000 zł do 300 000 zł,
• 1258,39 zł – 9% podstawy wymiaru (13982,13 zł) – przy rocznych przychodach przekraczających 300 000 zł.

Do kiedy płaci się podatek ryczałtowy?

W przypadku ryczałtu można rozliczać się miesięcznie lub kwartalnie. Ta druga opcja jest dostępna dla firm, które w roku poprzedzającym rok podatkowy osiągnęły przychody nie większe niż równowartość 200 000 euro, czyli 921 820 zł w 2024 r.

Jak rozliczamy ryczałt? W pierwszym kroku od przychodu należy odliczyć składki na ubezpieczenie społeczne oraz 50% zapłaconych składek zdrowotnych. Kwota, którą uzyskasz, stanowi podstawę opodatkowania zgodnie z obowiązującą stawką ryczałtu.

Ustalony w ten sposób podatek płacisz:

• do 20. dnia następnego miesiąca – jeśli rozliczasz się miesięcznie;
• do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału – jeśli rozliczasz się kwartalnie.

Deklarację roczną, która służy do rozliczenia całego podatku dochodowego ryczałtowego, należy złożyć na formularzu PIT-28 do 30 kwietnia we właściwym Urzędzie Skarbowym.

Idealny kandydat do wykorzystania podatku ryczałtowego

Idealnym kandydatem do wykorzystania podatku ryczałtowego jest przedsiębiorca, który działa w branży, generującej niskie i stałe koszty operacyjne.  Jeśli nie korzystasz z odliczeń podatkowych i szeregu ulg związanych np. z inwestycjami, kosztami pracowników, wynajmem przestrzeni biurowej to ryczałt może okazać się najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie. Możesz wtedy skorzystać z niskich stawek od przychodów ewidencjonowanych.

Kolejną zaletą, która jest charakterystyczna dla ryczałtu to uproszczona księgowość i niskie koszty związane z obsługą księgową. Wystarczy, że prowadzisz ewidencję przychodów, co pozwala skupić Ci się na działalności firmy, a nie biurokracji.

Jak przejść na podatek ryczałtowy?

Wyboru formy opodatkowania dokonujesz już etapie zakładania działalności gospodarczej. Masz na to dwa sposoby:

• wypełnienie formularza CEIDG (on-line),
• wysłanie pisemnego oświadczenia do Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Warto wiedzieć, że formę opodatkowania możesz zmienić. Jeśli chcesz, przejść na ryczałt, to wtedy:

• wyślij wniosek o aktualizację wpisu do CEIDG lub
• wyślij pisemnie oświadczenie do Naczelnika Urzędu Skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskasz pierwszy przychód z działalności gospodarczej w danym roku podatkowym (zazwyczaj jest to 20 lutego).

Podatek ryczałtowy a freelancing

Freelancer (wolny strzelec) to osoba, która może pracować zdalnie z dowolnego miejsca i współpracować z wieloma zleceniodawcami. Freelancing jest dość popularną formą zarobkowania ze względu na pewną swobodę działania i relatywnie niskie koszty prowadzenia działalności. Nie każdy freelancer musi jednak zakładać firmę, ponieważ może pracować np. na podstawie umowy o dzieło lub zlecenie.

Jeśli jednak decydujesz się na prowadzenie działalności gospodarczej, to musisz podjąć decyzję o wyborze formy opodatkowania. Biorąc pod uwagę skalę działalności i niskie koszty działania, to warto rozważyć wśród opcji zryczałtowany podatek od przychodów ewidencjonowanych.

Korzyści podatkowe dla freelancerów

Podatek ryczałtowy może być bardzo korzystny dla freelancerów, szczególnie tych o niskich kosztach działalności i stabilnych przychodach. To sprawia, że wiele osób pracujących w zespołach IT decyduje się na tego typu formę rozliczenia. Uproszczona księgowość i stałe stawki podatku pozwalają skupić się na prowadzeniu działalności, zamiast na skomplikowanych rozliczeniach.

Prowadzenie pełnej księgowości w przypadku takiej formy zatrudnienia jest często nieopłacalne. Przedsiębiorcy nie muszą bowiem zatrudniać pracowników, wynajmować biura czy zamawiać towarów. Prowadzenie ewidencji przychodów zamiast pełnej księgowości jest dużym atutem dla „wolnych strzelców”.

Kolejne zalety to:

• niskie stawki podatkowe dla niektórych branż, np. programiści 12% i 8,5%,
• brak konieczności odliczania kosztów oznacza prostsze rozliczenia i brak potrzeby gromadzenia dokumentów kosztowych,
• możliwość odliczenia składek społecznych i 50% składki zdrowotnej, co jest ważne, ponieważ jest to często jedyny koszt dla freelancera,
• stała progowa składka zdrowotna, która może być dużo niższa niż w przypadku innych form opodatkowania,
• mniejsze wydatki na księgowość,
• oszczędność czasu.

Ryczałt to korzystna opcja dla przedsiębiorców, którzy wykazują niskie koszty prowadzenia działalności i nie potrzebują prowadzenia pełnej księgowości do rozliczeń podatkowych.