Weryfikacja kontrahentów powinna być jednym z nawyków każdej osoby prowadzącej firmę. Pozwala ona na uniknięcie wielu problematycznych sytuacji. Do tego celu służy biała lista VAT. Sam ten termin może budzić wiele pytań i niejasności. Jednak jest ona kluczowym elementem polskiego systemu podatkowego. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu, czym jest biała lista podatników VAT, jakie ma znaczenie dla Ciebie jako przedsiębiorcy i jak przebiega proces wpisania na nią firmy.
Spis treści:
- Biała lista podatników VAT – co to jest?
- Informacje zawarte na białej liście
- Jak zgłosić rachunek na białą listę podatników VAT?
- Konsekwencje nieobecności na liście przedsiębiorców
- Podatnik zwolniony z VAT a biała lista
Biała lista podatników VAT – co to jest?
Jeśli prowadzisz firmę, doskonale wiesz, jak istotna jest znajomość kwestii podatkowych. A to z nimi właśnie nierozerwalnie związana jest biała lista podatników VAT. Co to jest tak dokładnie? Jest to baza danych zawierająca informacje o podmiotach, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT, a także tych wykreślonych lub przywróconych do rejestru. Co ważne, jest ona publiczna, a do zawartych w niej informacji masz dostęp za darmo. Ze względu na jej w pełni elektroniczny charakter, możesz ją sprawdzić np. za pomocą stron CEIDG oraz BIP MF.
Chcesz sprawdzić swojego przyszłego kontrahenta lub swoje dane? Przejdź na stronę podatki.gov.pl ⮞ https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT umożliwia potwierdzenie informacji związanych ze statusem określonego przedsiębiorstwa w konkretnym, wybranym przez Ciebie dniu i – co bardzo ważne – sprawdzenie rachunków rozliczeniowych. Warunkiem jest jednak, aby data nie przekraczała 5 lat wstecz. Biała lista VAT jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, za umieszczenie na niej podatnika odpowiada natomiast naczelnik właściwego dla niego urzędu skarbowego.
Informacje zawarte na białej liście
Informacje zawarte w wykazie muszą pozwalać na dokładną identyfikację podmiotu – zarówno dla jego kontrahentów, jak i klientów. Głównym celem jest możliwość szybkiego sprawdzenia, czy firma jest płatnikiem VAT. Dlatego lista zawiera wszystkie podstawowe dane przedsiębiorstwa. Należą do nich:
- nazwa lub imię i nazwisko właściciela,
- PESEL, REGON, NIP lub numer KRS,
- adres siedziby, dane reprezentantów, wspólników i prokurentów,
- datę oraz podstawę prawną obecnego statusu podmiotu w rejestrze.
Ponadto jedną z najistotniejszych rzeczy, jakie zawiera biała lista VAT, są również numery rachunków rozliczeniowych i otwartych w związku z prowadzoną działalnością rachunków w SKOK. Jako przedsiębiorca musisz zadbać o to, aby w wykazie znajdował się aktualny i poprawny numer. W przeciwnym razie grożą Ci konsekwencje podatkowe.
Wszystkie z powyżej wymienionych informacji dotyczą konkretnego podmiotu z 1 z 3 grup, które znajdują się w wykazie:
- czynnych i zwolnionych podatników VAT,
- wykreślonych podatników VAT,
- przywróconych do rejestru.
Twój kontrahent spóźnia się z opłaceniem faktur, mimo znajdowania się na liście. Sprawdź, czym jest wezwanie do zapłaty i jak je napisać.
Jak zgłosić rachunek na białą listę podatników VAT?
Skoro więc dla Ciebie, jako przedsiębiorcy tak istotna powinna być biała lista podatników vat, jak zgłosić swoją firmę do wykazu? Na szczęście nie musisz nic robić. Wpis dokonywany jest automatycznie na podstawie informacji z bazy danych Krajowej Administracji Skarbowej. Do tego, są one aktualizowane raz dziennie, tak więc wszelkie zmiany bardzo szybko widoczne są dla użytkowników systemu. Warunkiem jest oczywiście prawidłowe uzupełnianie ich w zgłoszeniach identyfikacyjnych lub aktualizacyjnych, które wypełniasz w urzędzie skarbowym.
Tak też jest w przypadku zmiany numeru rachunku rozliczeniowego. Ze względu na konieczność zgłoszenia tego w urzędzie, informacja ta również powinna zostać zaktualizowana. Możesz to zrobić online za pomocą odpowiedniej opcji w systemie CEIDG. Jednak istnieje szansa, że mimo to, lista płatników VAT będzie zawierać nieprawidłowy rachunek. W takim wypadku konieczne jest wystąpienie do szefa Krajowej Administracji Skarbowej z wnioskiem o sprostowanie informacji.
Uwaga: Jeżeli korzystasz z rachunku prywatnego do celów firmowych, nie znajdzie się on w wykazie. Konieczne jest więc posiadanie odpowiedniego konta bankowego na rzecz prowadzonej działalności.
Konsekwencje nieobecności na liście przedsiębiorców
Jeżeli prowadzisz biznes w pełni legalnie, biała lista VAT będzie zawierać dane o Twojej firmie. Jednak tak jak już pisaliśmy, niewłaściwe informacje o rachunku mogą skutkować sankcjami. Co ważniejsze, dotyczą one zarówno podmiotów znajdujących się na liście, jak i współpracujących kontrahentów!
Jeżeli jesteś kontrahentem, pierwszy problem, z jakim możesz się spotkać, dotyczy wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów transakcji powyżej 15 000 zł brutto, wykonanych na rachunek inny, niż ten, który zawiera biała lista kont bankowych. Drugi natomiast związany jest z tzw. odpowiedzialnością solidarną. Jeśli firma, od której zakupisz towar lub usługę, nie dopełni swojego obowiązku podatkowego, Ty także będziesz podmiotem odpowiedzialnym. Oczywiście wyłącznie w części podatku od towarów i usług przypadających na tę transakcję.
Od 2020 roku, gdy dokonasz płatności na kwotę powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy:
- nie zaliczysz kosztów uzyskania przychodu w wysokości tej kwoty lub jej części,
- ponosisz ryzyko tzw. odpowiedzialności solidarnej w przypadku zaległości podatkowych po stronie kontrahenta.
Jak więc uniknąć konsekwencji? Przede wszystkim koniecznie sprawdzaj, czy podmioty, z którymi chcesz współpracować, znajdują się w wykazie. Każdorazowo pobieraj również potwierdzenie takiej weryfikacji. Jeśli natomiast sprzedawca usług czy towarów chce, aby transakcja powyżej 15 000 zł została dokonana przy użyciu innego konta, możesz do niej przystąpić, jednak aby uniknąć sankcji, w ciągu 7 dni zgłoś ją do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
Jako przedsiębiorca musisz liczyć się z tym, że biała lista jako narzędzie weryfikacyjne ma możliwość wpływania na Twój wizerunek potencjalnego kontrahenta. Właśnie dlatego tak ważne jest aktualizowanie danych. Dzięki temu masz szansę budować zaufanie do swojej działalności jeszcze przed pierwszym kontaktem.
Podatnik zwolniony z VAT a biała lista
Jak sytuacja wygląda, gdy podatnik jest zwolniony z VAT? Biała lista nie obowiązuje takich przedsiębiorców? Tak, jak wspominaliśmy wcześniej – ich dane także znajdują się w wykazie. Dotyczy to jednak wyłącznie tych podmiotów, które zwolnienie zgłosiły za pomocą formularza VAT-R. Jeżeli natomiast nie miało to miejsca, a prowadzisz np. jednoosobową działalność gospodarczą, w której korzystasz z konta osobistego, Twoje dane nie znajdą się w wykazie. W tym wypadku wcześniej opisywane transakcje mogą być dokonywane na prywatny rachunek.
Opłacasz fakturę wystawioną przez kontrahenta na konto bankowo, którego dane różnią się od tych znajdujących się w wykazie? W ciągu 7 dni powiadom urząd skarbowy za pośrednictwem formularza ZAW-NR o numerze rachunku. Dokument możesz przesłać online, przez e-Urząd Skarbowy.
