Czy fakturę korygującą powinno wystawić się do faktury pro formy? Czy pro forma jest dokumentem? Kiedy rozliczać fakturę sprzedażową? Prowadzenie biznesu wiąże się m.in. z koniecznością wystawiania różnego typ dokumentów, a każde z nich ma swoje konkretne zastosowanie. Dowiedz się, jakie są rodzaje faktur oraz kiedy należy je stosować. Sprawdź przykłady w praktyce!
Spis treści:
- Co to jest faktura i dlaczego jest ważna?
- Faktura VAT – podstawowy dokument w obrocie gospodarczym
- Czym różni się faktura proforma od faktury VAT?
- Przypadki użycia różnych rodzajów faktur
Co to jest faktura i dlaczego jest ważna?
Faktura jest podstawowym dokumentem w obrocie gospodarczym, stanowiącym formalny dowód transakcji, podstawę do księgowania, rozliczeń podatkowych oraz zarządzania finansami firmy. Jej poprawne wystawianie i przechowywanie są kluczowe dla prawidłowego i zgodnego z prawem funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Potwierdza dokonanie transakcji sprzedaży towarów lub usług między sprzedawcą a nabywcą. Za wystawienie i rodzaje faktury odpowiada sprzedawca, który umieszcza w niej szczegółowe informacje o transakcji, a następnie przekazuje nabywcy.
O tym warto pamiętać!
Obowiązek wystawienie faktury ma każdy przedsiębiorca, który wykonał czynność wobec innego przedsiębiorcy. W sytuacji, gdy nabywcą jest osoba, która nie prowadzi działalności, faktura musi być wystawiona tylko na wyraźne życzenie.
Termin na wystawienie faktury mija 15 dnia od końca miesiąca, w którym doszło do wykonania usługi lub dostarczenia towaru.
Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać faktury przez 5 lat w formie papierowej lub elektronicznej.
Faktury mają szczególne znaczenie w obrocie gospodarczym, ponieważ stanowią:
- Kluczowy dokument dla rozliczeń podatkowych. Na podstawie, którego przedsiębiorcy obliczają należny podatek VAT, podatek dochodowy oraz inne zobowiązania, a także stanowi podstawę do odliczeń kosztów.
- Dowód transakcji, na podstawie którego sprzedawca ma prawo dochodzić zapłaty za dostarczone towary lub świadczone usługi.
- Podstawowy dokument księgowy, niezbędny do prowadzenia rachunkowości. Faktury umożliwiają rejestrowanie przychodów i kosztów, a tym samym obliczanie zysków i strat firmy.
- Niezbędny dokument podczas kontroli finansowych i audytów. Organy podatkowe oraz audytorzy mogą żądać wglądu w faktury w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych i finansowych.
- Zapewniają przejrzystość transakcji, co buduje zaufanie między kontrahentami. Dokładne i terminowe wystawianie oraz opłacanie faktur są ważną częścią profesjonalnych relacji biznesowych.
- Ułatwiają one monitorowanie należności i zobowiązań, co jest kluczowe dla utrzymania płynności finansowej.
Faktura VAT – podstawowy dokument w obrocie gospodarczym
Faktura VAT jest typem, który najczęściej towarzyszy transakcjom handlowym między dwoma przedsiębiorcami. Potwierdza sprzedaż towarów i usług przez płatnika VAT na rzecz różnych podmiotów gospodarczych lub konsumentów.
Jest obowiązkowa, jeśli do transakcji doszło między dwoma przedsiębiorcami. W przypadku konsumenta wystarczy paragon fiskalny, jednak na jego życzenie właściciel firmy musi w ciągu 3 miesięcy (licząc od końca miesiąca czynności) wystawić fakturę VAT.
Faktura VAT jest podstawą do obliczenia należnego podatku VAT, który sprzedawca musi odprowadzić do urzędu skarbowego. Z kolei nabywca, będący podatnikiem VAT, może na jej podstawie odliczyć ten podatek.
Dokument powinien zostać wystawiony w dwóch egzemplarzach oraz zawierać następujące informacje:
- datę wystawienia,
- numer faktury,
- imiona i nazwiska lub nazwę nabywcy oraz jego adres,
- NIP,
- datę dostawy towaru lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeśli nastąpiła przed sprzedażą i różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwę towaru lub usługi,
- liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę netto,
- właściwą stawkę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Najczęściej występujące rodzaje faktur
Jak pisaliśmy wyżej, najczęściej stosowana w obrocie gospodarczym jest standardowa faktura VAT. Dokumentuje ona sprzedaż towarów i usług przez czynnego podatnika VAT na rzecz firm lub osób fizycznych. Sprzedawca ma obowiązek podać na fakturze właściwą stawkę VAT. Jednak w trakcie prowadzenia działalności spotkamy również różne wariacje na jej temat. Zerknij w nasz krótki przewodnik!
Faktura zaliczkowa
Jak sama nazwa wskazuje, służy ewidencjonowaniu zaliczek, zadatków i przedpłat. Przedsiębiorca wystawia ją przed dostarczeniem towaru lub usługi w sytuacji, gdy nabywca uregulował przynajmniej część należności. Po zakończeniu transakcji wystawia się fakturę końcową, od której należy odliczyć wcześniej otrzymane zaliczki.
Faktura uproszczona
Spotykamy się z nią przy zakupach na niewielkie kwoty, które nie przekraczają 450 zł brutto (100 EUR). Ma formę paragonu fiskalnego, który stanowi wydruk z kasy lub drukarki fiskalnej i zawiera NIP nabywcy. Paragon z numerem NIP klienta jest traktowany jak zwykła faktura.
Faktura VAT marża
To szczególny rodzaj, który stosujemy w przypadku świadczenia usług turystycznych lub dostarczając przedmioty kolekcjonerskie, używane lub antyki. Fakturę VAT marża mogą wystawić jedynie osoby fizyczne, które nie są płatnikami VAT, podatnicy zwolnieni z opłat czy też podatnicy VAT, jeśli transakcja była objęta procedurą VAT marża. Faktura VAT marża jest dobrowolna, a w przypadku jej wystawienia przedsiębiorca płaci podatek tylko od marży, nabywca nie może natomiast na jej podstawie odliczyć podatku.
Faktura proforma
Nie jest dokumentem księgowym i pełni jedynie funkcję informacyjną. Nie jest ujęta w przepisach i nie podlega księgowaniu. Należy umieszczać na niej dopisek „proforma”. Może być traktowana jako oferta handlowa, którą zawiera informację o określonej kwocie do zapłaty za towary lub usługi. Nie można jej wystawić po otrzymaniu zapłaty. Przedsiębiorca ma wtedy obowiązek wystawić standardową fakturę VAT.
Faktura VAT-RR
Rodzaje faktur, takie jak VAT-RR, występują przy okazji zakupu produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. W tym przypadku sprzedawca nie wystawia dokumentu, tylko otrzymuje od nabywcy fakturę VAT RR. Nabywca ma obowiązek naliczyć zryczałtowany zwrot podatku (stawka 7%) oraz naliczyć opłaty na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych. Konieczne jest również umieszczenie oświadczenia o następującym brzmieniu:
„Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 Ustawy o podatku od towarów i usług”.
Faktura wewnętrzna
Terminu tego nie używa się oficjalnie od ponad 10 lat. Właściwą nazwą jest dokument wewnętrzny opodatkowania, który ma zastosowanie, gdy występuje konieczność opodatkowania VAT-em ze względu na:
- nieodpłatne przekazanie towarów lub nieodpłatne świadczenie usług;
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT);
- wewnątrzwspólnotowe nabycie usług (import usług z UE);
- zwrot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Faktura eksportowa
Stosuje się ją w handlu zagranicznym, czyli przy dostarczaniu towarów i usług podmiotom zagranicznym. Dotyczy eksportu poza terytorium Unii Europejskiej. Daje możliwość skorzystania ze stawki VAT 0%, jeśli przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT, ma numer EORI i zgłosił towary do odprawy celnej.
Różnice między fakturą uproszczoną a standardową
Podstawową różnicą między fakturą uproszczoną a standardową jest to, że nie musi ona zawierać wszystkich danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT dotyczących nabywcy oraz danych z ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14. Dane te muszą natomiast być obowiązkowe umieszczone na standardowej fakturze VAT.
Faktura uproszczona jest dokumentem fiskalnym, dlatego powinna dostarczać informację o kwocie VAT, naliczonej według odpowiednich stawek.
Przedsiębiorca może wystawić fakturę uproszczoną jedynie wtedy, gdy kwota transakcji nie przekroczy 450 zł (100 euro). Nie ma takich ograniczeń w przypadku faktury tradycyjnej.
Numer faktury uproszczonej – gdzie go szukać?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami każda faktura, w tym faktura uproszczona musi mieć nadany numer, który pozwoli na jej identyfikację.
Ministerstwo Finansów, chcąc rozwiać wątpliwości przedsiębiorców, opublikował objaśnienie, w którym oznajmił, że numerem faktury uproszczonej jest numer paragonu fiskalnego. Możemy go zawsze znaleźć w tym samym miejscu, czyli poniżej łącznej wartości sprzedaży brutto, ale przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera.
Czym różni się faktura proforma od faktury VAT?
Chociaż faktura proforma do złudzenia przypomina wyglądem standardową fakturę VAT, to te dwa rodzaje faktur zdecydowanie różnią się funkcją, jaką pełnią w obrocie gospodarczym.
- Faktura VAT jest dokumentem księgowym, który prawnie wiąże dwie strony transakcji. Pro forma nie jest dokumentem księgowym pełni jedynie funkcję oferty handlowej, w związku z czym nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.
- Jeżeli kontrahent zaakceptuje ofertę, to dopiero wtedy przedsiębiorca ma obowiązek wystawić i zaksięgować fakturę VAT. Sprzedawca nie ma natomiast obowiązku ewidencjonować faktury proforma.
Przypadki użycia różnych rodzajów faktur
Poniżej znajdziesz kilka praktycznych przykładów, kiedy stosuje się podane wcześniej rodzaje faktur.
Przykład nr 1 – transakcja ze standardową fakturą VAT
Firma „Optimax Sp. z o.o.” prowadzi sprzedaż sprzętu komputerowego. Firma usługowa Montex zamówiła 10 laptopów do swojego biura. Co powinna zawierać faktura?
- Sprzedawca: Optimax Sp. z o.o.;
- Nabywca: Montex;
- Przedmiot sprzedaży:10 laptopów;
- Cena jednostkowa netto: 3000 zł;
- Stawka VAT: 23%;
- Data wystawienia faktury: 15 maja 2024;
- Data sprzedaży: 15 maja 2024;
- Termin płatności: 14 dni od daty wystawienia faktury.
Przykład nr 2 – faktura uproszczona
Pani Maria prowadzi sklep stacjonarny z odzieżą. Sprzedaż ewidencjonuje z pomocą kasy fiskalnej. Ostatnio klient nabył towar za kwotę 300 zł i zasygnalizował, że kupił towar jako podatnik. Pani Maria umieści zatem na paragonie NIP nabywcy. W związku z tym, że kwota transakcji nie przekroczyła 450 zł brutto, paragon pełni funkcję faktury uproszczonej, której sprzedawczyni nie musi już wymieniać na fakturę standardową.
Przykład nr 3 – faktura VAT marża
Pan Marek prowadzi komis z używanymi samochodami i kupuje samochody od osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Ostatnio kupił w ramach takiej transakcji używany samochód od Pana Janusza za 20 000 zł, a sprzedał za 25 000 zł. Chcąc obliczyć należny podatek, od marży brutto odjął marżę netto.
Marża brutto = 5 000 zł (25 000 zł – 20 000 zł)
Marża netto = 4065 zł (5000 zł /1,23)
VAT do zapłaty = 935 zł (5000 zł – 4065 zł)
Gdyby rozliczał się standardowo, zapłaciłby 5750 zł podatku (25 000 zł x 23%).
Przykład nr 4 – Faktura VAT RR
Pan Marian jest czynnym podatnikiem VAT, który w maju nabył produkty rolne od rolnika ryczałtowego za kwotę 3000 zł netto plus 210 zł VAT (według stawki 7% zryczałtowanego zwrotu podatku). Przelał w związku z tym na rachunek rolnika 3210 zł, a w deklaracji za maj może odliczyć 210 zł z faktury VAT RR.
Na koniec naszego artykułu chcemy przypomnieć, że już niebawem przedsiębiorcy będą zobligowani do korzystania z Krajowego Systemu e-faktur, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w Internecie. Od 1 lutego 2026 r. do systemu będą musieli przystąpić przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł.
Źródła:
