Czym jest wezwanie do zapłaty i jak je napisać? [Darmowy Wzór]

Nawet 53% polskich przedsiębiorców skarży się na zatory płatnicze wynikające m.in. z nieterminowego regulowania należności przez kontrahentów – tak wynika z badania przeprowadzonego przez KerallaResearch na zlecenie BIG InfoMonitor. Nierzetelność kontrahenta to duża niedogodność, która może prowadzić do poważnego zachwiania równowagi finansowej. Nie pozostajesz jednak bezbronny, gdy Twój kontrahent się spóźnia z płatnością! Dowiedz się z naszego poradnika co to jest i jak napisać wezwanie do zapłaty.


Zatory płatnicze wpływają negatywnie na płynność finansowa, wywołując tzw. efekt domina. Firma, która nie otrzymuje pieniędzy na czas, ma problem z terminowym regulowaniem swoich zobowiązań, np. wobec ZUS czy dostawców. To z następnie prowadzi do zatorów płatniczych kolejnych podmiotów – i tak koło się zamyka.

Ostatecznie zatory płatnicze prowadzą tylko w jeden kierunek: prosto do upadłości. Dlatego zlekceważenie windykacji na każdym etapie, to potencjalny wyrok śmierci dla Twojej firmy. Według statystyk dużej Polskiej kancelarii windykacyjnej, największą szansę na odzyskanie długu masz w ciągu pierwszych 3 miesięcy od przeterminowania się faktury. Nie zwlekaj więc z rozpoczęciem działań wobec kontrahenta.

To musisz wiedzieć, zanim rozpoczniesz jakiekolwiek działania związane z windykacją klienta:

  1. Kim jest dłużnik, a kim jest wierzyciel? 
  2. Komunikacja z dłużnikiem
  3. Czym jest wezwanie do zapłaty?
  4. Rodzaje wezwań do zapłaty (zwykłe, ponaglające, przedsądowe, pismo w sprawie braku kontaktu)
  5. Jak samodzielnie napisać wezwanie do zapłaty?
  6. Odpowiedź na wezwanie do zapłaty – co zrobić?
  7. Wezwanie do zapłaty i brak odpowiedzi – co dalej?
  8. Czy postępowanie upominające warto prowadzić samodzielnie?


Kim jest dłużnik, a kim jest wierzyciel?

Działania zmierzające do odzyskania należności wynikających z faktury będą nieodłącznie wiązać się z pojęciem dłużnika oraz wierzyciela. Warto więc poznać definicje tych zwrotów.

  • Dłużnik to osoba fizyczna lub prawna, która zobowiązana jest do uregulowania długu – należności pieniężnych lub rzeczowych wobec innej osoby fizycznej lub prawnej.
  • Wierzyciel to osoba fizyczna lub prawna, która ma prawo domagać się spłaty należności od dłużnika – na podstawie obowiązującymi pomiędzy obiema stronami stosunków prawnych. 

 

Komunikacja z dłużnikiem – ważny dowód na istnienie obowiązku uregulowania należności

Nie zawsze jesteś w stanie przewidzieć, jak będzie przebiegać współpraca z danym kontrahentem. Chociaż nie możesz z góry zakładać, że za klientem będzie „ciągnąć się” niezapłacona faktura, warto przygotować się na taką ewentualność.

Przeczytaj więcej na temat tego jak zapobiec takim sytuacjom w naszym artykule: “7 sposobów na zwiększenie terminowych płatności faktur”.

Istotną rolę odgrywa dokumentowanie komunikacji. Zachowanie historii korespondencji mailowej może okazać się skutecznym i wiarygodnym dowodem w razie procesu sądowego. Zanim jednak do niego dojdzie, warto podjąć inne działania zwiększające szanse na odzyskanie zaległej należności.


Subskrybuj darmowy newsletter – nie przegap cotygodniowych wskazówek dla przedsiębiorców!



Niezapłacona faktura – i co dalej?

Doświadczenie przedsiębiorców pokazuje, że im później zostaną podjęte działania związane z odzyskiwaniem należności, tym mniejsze szanse na to, że niezapłacona faktura wreszcie zostanie uregulowana. Postępowanie na drodze sądowej to zwykle ostateczność, jeśli dłużnik uchyla się od spłaty należności wynikającej z wystawionego dokumentu sprzedażowego. Wcześniej należy przekazać kontrahentowi wezwanie do zapłaty. 

Niezapłacona faktura co teraz

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to, mówiąc najprościej, pismo, które wysyłasz do swojego dłużnika – wzywając go do spłaty należnej Ci sumy pieniędzy. Celem jego sporządzenia i wysłania do osoby lub firmy, która zalega z płatnościami, jest: 

  • poinformowanie dłużnika o istnieniu zobowiązania oraz jego wysokości – warto przy tym pamiętać, że zgodnie z prawem w momencie przekroczenia terminu wymagalności, masz prawo rozpocząć naliczanie odsetek za zwłokę,
  • wyznaczenie terminu jego uregulowania, 
  • wskazanie ewentualnych możliwych konsekwencji, które mogą nastąpić, jeśli osoba zadłużona nie zastosuje się do wezwania. 

Warto przy tym pamiętać, że wezwanie do zapłaty to jeszcze tzw. windykacja miękka (nazywana także windykacją przedsądową), a więc prowadzona na drodze polubownej. Jego wysłanie jest istotnym elementem zabezpieczenia interesów wierzyciela. Gdyby bowiem doszło do procesu sądowego, dobrze będzie, jeśli jako wierzyciel wykażesz dowody na to, że chciałeś rozwiązać sprawę zadłużenia ugodowo (co uniemożliwi pozwanemu dłużnikowi np. przerzucenie na Ciebie kosztów sądowych). Istnieje kilka rodzajów wezwań do zapłaty. W zależności od etapu windykacji i problemem z którym się aktualnie zmagasz, powinieneś wysłać inne pismo.

Wezwanie do zapłaty – rodzaje

Wezwanie do zapłaty zawsze ma formę pisemną – najlepiej, jeśli Ty jako wierzyciel wyślesz pismo listem rejestrowanym. Dzięki temu otrzymasz potwierdzenie, że dłużnik odebrał dokument i zapoznał się z jego treścią. Skuteczna windykacja należności uwzględnia następujące rodzaje wezwań do zapłaty:

Wezwanie do zapłaty zwykłe

Jest to pierwsze wezwanie do zapłaty, które przypomina o upływie terminu płatności faktury. Takie pismo można wysłać w formie e-maila, podając takie informacje jak: numer faktury, datę wystawienia, termin płatności, kwotę należności. Należy także poinformować o konieczności uregulowania zobowiązania w konkretnym terminie.

Wezwanie do zapłaty ponaglające

Wezwanie do zapłaty ponaglające to pismo, które należy wysłać w momencie, gdy minął termin płatności faktury wynikający ze zwykłego wezwania do zapłaty. Poza standardowymi informacjami, należy ustalić nowy nieprzekraczalny termin płatności oraz poinformować o konsekwencjach braku odpowiedzi na wezwanie, takich jak odsetki za niezapłacenie w terminie.

Pismo o braku kontaktu

Pismo o braku kontaktu to kolejny krok, jeśli wezwania do zapłaty nie przynoszą oczekiwanych efektów. Tego rodzaju dokument stanowi dowód na podjęcie prób komunikacji z kontrahentem. Pismo powinno zawierać informacje o dotychczasowych sposobach kontaktu z dłużnikiem w celu wyjaśnienia braku płatności za fakturę, a także informacje o możliwościach kontaktu z wierzycielem. Należy także dodać informację o konsekwencjach w razie dalszego braku komunikacji.

Przedsądowe ostateczne wezwanie do zapłaty

Ostateczne wezwanie do zapłaty (tzw. przedsądowe wezwanie do zapłaty) to już ostatni polubowny krok w stronę odzyskania należności. Tego rodzaju pismo powinno zawierać dane dłużnika, kwotę zadłużenia oraz informację o naliczaniu odsetek za niepłacenie w terminie. Trzeba jednocześnie podać nieprzekraczalny termin uregulowania należności oraz wskazać konsekwencje niewywiązania się z tego terminu, tj. skierowanie sprawy na drogę sądową.

Kiedy należy wysłać wezwanie do zapłaty?

Prawo nie wskazuje bardzo jasno, kiedy można wysłać wezwanie do uregulowania należności. De facto możesz to zrobić tuż po tym, jak upłynie wskazany przez Ciebie na fakturze termin płatności. Z perspektywy psychologicznej – im szybciej wyślesz dokument, tym sprawniej będzie przebiegała windykacja. W najlepszym wypadku – wezwanie do zapłaty przypomni Twojemu kontrahentowi o nieuregulowanym rachunku i doprowadzi do tego, że w ciągu kilku dni otrzymasz należną Ci kwotę. W najgorszym – ułatwi Ci podjęcie dalszych kroków na drodze do odzyskania Twoich pieniędzy. 

Jak samodzielnie napisać wezwanie do zapłaty?

Dokument ten możesz sporządzić samodzielnie. Pamiętaj jednak, że:

  • pismo powinno być sporządzone językiem oficjalnym,
  • w dokumencie musisz zawrzeć dokładne dane siebie jako wierzyciela, a także dłużnika oraz umieścić datę jego sporządzenia,
  • w treści pisma musi pojawić się informacja o tym, jaki stosunek prawny sprawia, że pojawił się obowiązek zapłaty (może to być np. faktura, rachunek czy umowa cywilno-prawna zawarta z dłużnikiem), 
  • musi się tam również znaleźć wysokość zadłużenia – opcjonalnie powiększona o odsetki z tytułu opóźnienia w zapłacie,
  • należy w nim jasno wyznaczyć termin uregulowania płatności – zwyczajowo jest to 7 lub 14 dni od otrzymania pisma,
  • aby dokument odniósł pożądany skutek, warto w nim umieścić również informacje o konsekwencjach, jakie pociągnie za sobą niespłacenie zobowiązania w wyznaczonym terminie.
  • W piśmie warto też zawrzeć informację o możliwości ugodowego rozwiązania sprawy zadłużenia i zachęcić do kontaktu w tej sprawie.

Gdy wyślesz pismo, zrób to w taki sposób, aby móc potwierdzić, że dłużnik je otrzymał. Najlepiej zrobić to listem poleconym z potwierdzeniem odbioru (tzw. żółtą karteczką), która wróci do Ciebie podpisana przez adresata. Nawet zaś, gdy ten nie odbierze dokumentu, ale wyślesz go pod właściwy adres – zyskujesz sądowy dowód na to, że próbowałeś się porozumieć.

Odpowiedź na wezwanie do zapłaty – co zrobić?

Często zdarza się, że dłużnik odpowiada już na pierwsze wezwanie do zapłaty (a w ostateczności przedsądowe wezwanie do zapłaty). Reakcja wierzyciela np. na wystosowane przez kontrahenta pismo może być różna – w zależności od tego, jak dłużnik zareagował na pismo.

Jeśli kontrahent deklaruje wpłatę należności w konkretnym terminie, należy poczekać na płatność. Jeżeli uchyla się od uregulowania należności, sprawę można przekazać firmie windykacyjnej lub od razu wstąpić na drogę sądową.

Wezwanie do zapłaty i brak odpowiedzi – co dalej?

Gdy wezwanie do zapłaty zostanie wysłane, ale dłużnik nadal nie wywiąże się ze swojego zobowiązania, możesz:

    • skierować sprawę na drogę sądową – tak, aby uzyskać sądowy nakaz zapłaty z tytułem wykonawczym i móc zgłosić sprawę do komornika (licz się z tym, że postępowanie potrwa trochę czasu – podobnie jak sama egzekucja),
    • zdecydować się na sprzedaż długu – odzyskując część swojego kapitału – szybciej, ale z pewną stratą finansową.
    • Dodatkowo możesz również sięgnąć po inne środki windykacji miękkiej – np. zgłosić informację o nierzetelnym kontrahencie do BIG-ów.

Postępowanie windykacyjne sąd

Czy postępowanie upominające warto prowadzić samodzielnie?

Wezwanie do zapłaty możesz napisać samodzielnie lub skorzystać z profesjonalnej pomocy. Udzielić Ci jej mogą np.:

  • prawnik – który może je wysłać również w Twoim imieniu; wówczas wezwanie do zapłaty nabierze większej mocy z perspektywy psychologicznej – musisz się jednak liczyć z dodatkowymi kosztami, jakie będą wynikać z tego, że reprezentować Cię będzie adwokat czy radca prawny (orientacyjnie – to minimum kilkaset złotych),
  • firma windykacyjna – efekt psychologiczny może być podobny; na to rozwiązanie możesz się zdecydować np. wówczas, gdy rozważasz też sprzedaż długów – wezwanie do zapłaty może być ostatnim ostrzeżeniem przed momentem, w którym podejmiesz współpracę z podmiotem oferującym skup wierzytelności.

Ile kosztuje windykacja? Trudno jednoznacznie wskazać, ile zapłacisz za usługi prawnika czy firmy windykacyjnej. Wysokość wynagrodzenia będzie współmierna m.in. do wysokości windykowanego długu, a także stopnia skomplikowania sprawy.


Wiedz więcej od konkurencji – Subskrybuj nasz darmowy newsletter


Comments 1

Dodaj komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *