Czym jest wezwanie do zapłaty i jak je przygotować?

Faktura, którą wystawiłeś, nie została uregulowana przez Twojego kontrahenta, mimo że wskazana na niej data płatności już upłynęła? Powinieneś zatem upomnieć się o swoje pieniądze – jako wierzyciel masz do tego prawo, np. wysyłając wezwanie do zapłaty. Podpowiemy Ci, czym jest ten dokument, jak go przygotować i jakie ma znaczenie z prawnego punktu widzenia.


Wezwanie do zapłaty to, mówiąc najprościej, pismo, które wysyłasz do swojego dłużnika – wzywając go do spłaty należnej Ci sumy pieniędzy. Celem jego sporządzenia i wysłania do osoby / firmy, która zalega z płatnościami, jest:

  • poinformowanie dłużnika o istnieniu zobowiązania oraz jego wysokości – warto przy tym pamiętać, że zgodnie z prawem w momencie przekroczenia terminu wymagalności, masz prawo rozpocząć naliczanie odsetek za zwłokę,
  • wyznaczenie terminu jego uregulowania,
  • wskazanie ewentualnych możliwych konsekwencji, które mogą nastąpić, jeśli osoba zadłużona nie zastosuje się do wezwania.

Warto przy tym pamiętać, że wezwanie do zapłaty to jeszcze tzw. windykacja miękka, a więc prowadzona na drodze polubownej. Jego wysłanie jest istotnym elementem zabezpieczenia interesów wierzyciela. Gdyby bowiem doszło do procesu sądowego, dobrze będzie, jeśli wierzyciel wykaże dowody na to, że chciał rozwiązać sprawę zadłużenia ugodowo (co uniemożliwi pozwanemu dłużnikowi np. przerzucenie na wierzyciela kosztów sądowych).

Istnieje kilka rodzajów wezwań do zapłaty, pisaliśmy o tym tutaj: “Rodzaje wezwań do zapłaty”.

W tym atykule dowiesz się:

  1. Kiedy należy wysłać wezwanie do zapłaty?
  2. Jak samodzielnie napisać wezwanie do zapłaty?
  3. Co dalej?


Kiedy należy wysłać wezwanie do zapłaty?

Prawo nie wskazuje bardzo jasno, kiedy można wysłać wezwanie do uregulowania należności. De facto możesz to zrobić tuż po tym, jak upłynie wskazany przez Ciebie na fakturze termin płatności. Z perspektywy psychologicznej – im szybciej wyślesz dokument, tym sprawniej będzie przebiegała windykacja. W najlepszym wypadku – wezwanie do zapłaty przypomni Twojemu kontrahentowi o nieuregulowanym rachunku i doprowadzi do tego, że w ciągu kilku dni otrzymasz należną Ci kwotę. W najgorszym – ułatwi Ci podjęcie dalszych kroków na drodze do odzyskania Twoich pieniędzy.

Jak samodzielnie napisać wezwanie do zapłaty?

Dokument ten możesz sporządzić samodzielnie. Pamiętaj jednak, że:

  • pismo powinno być sporządzone językiem oficjalnym,
  • w dokumencie musisz zawrzeć dokładne dane siebie jako wierzyciela, a także dłużnika oraz umieścić datę jego sporządzenia,
  • w treści pisma musi pojawić się informacja o tym, jaki stosunek prawny sprawia, że pojawił się obowiązek zapłaty (może to być np. faktura, rachunek czy umowa cywilno-prawna zawarta z dłużnikiem),
  • musi się tam również znaleźć wysokość zadłużenia – opcjonalnie powiększona o odsetki z tytułu opóźnienia w zapłacie,
  • należy w nim jasno wyznaczyć termin uregulowania płatności – zwyczajowo jest to 7 lub 14 dni od otrzymania pisma,
  • aby dokument odniósł pożądany skutek, warto w nim umieścić również informacje o konsekwencjach, jakie pociągnie za sobą niespłacenie zobowiązania w wyznaczonym terminie.

W piśmie warto też zawrzeć informację o możliwości ugodowego rozwiązania sprawy zadłużenia i zachęcić do kontaktu w tej sprawie. Jeśli chcesz uprościć to zadanie, możesz skorzystać z gotowego wzoru wezwania do zapłaty, które niedługo będzie dostępne na blogu Finiaty.

Pamiętaj także, że pismo warto wysłać w taki sposób, aby mieć potwierdzenie, że odbiorca je otrzymał. Najlepiej zrobić to listem poleconym z potwierdzeniem odbioru (tzw. żółtą karteczką), która wróci do Ciebie podpisana przez adresata. Nawet zaś, gdy ten nie odbierze dokumentu, ale wyślesz go pod właściwy adres – zyskujesz sądowy dowód na to, że próbowałeś się porozumieć.

 

Subskrybuj darmowy newsletter – nie przegap cotygodniowych wskazówek dla przedsiębiorców!



Czy postępowanie upominające warto prowadzić samodzielnie?

Wezwanie do zapłaty możesz napisać samodzielnie lub skorzystać z profesjonalnej pomocy. Udzielić Ci jej mogą np.:

  • prawnik – który może je wysłać również w Twoim imieniu; wówczas wezwanie do zapłaty nabierze większej mocy z perspektywy psychologicznej – musisz się jednak liczyć z dodatkowymi kosztami, jakie będą wynikać z tego, że reprezentować Cię będzie adwokat czy radca prawny (orientacyjnie – to minimum kilkaset złotych),
  • firma windykacyjna – efekt psychologiczny może być podobny; na to rozwiązanie możesz się zdecydować np. wówczas, gdy rozważasz też sprzedaż długów – wezwanie do zapłaty może być ostatnim ostrzeżeniem przed momentem, w którym podejmiesz współpracę z podmiotem oferującym skup wierzytelności.

Ile kosztuje windykacja? Trudno jednoznacznie wskazać, ile zapłacisz za usługi prawnika czy firmy windykacyjnej. Wysokość wynagrodzenia będzie współmierna m.in. do wysokości windykowanego długu, a także stopnia skomplikowania sprawy.

Wezwanie do zapłaty i co dalej?

Gdy wezwanie do zapłaty zostanie wysłane, ale dłużnik nadal nie wywiąże się ze swojego zobowiązania, możesz:

  • skierować sprawę na drogę sądową – tak, aby uzyskać sądowy nakaz zapłaty z tytułem wykonawczym i móc zgłosić sprawę do komornika (licz się z tym, że postępowanie potrwa trochę czasu – podobnie jak sama egzekucja),
  • zdecydować się na sprzedaż długu – odzyskując część swojego kapitału – szybciej, ale z pewną stratą finansową.

Dodatkowo możesz również sięgnąć po inne środki windykacji miękkiej – np. zgłosić informację o nierzetelnym kontrahencie do BIG-ów.

Pamiętaj także, że aby uniknąć problemów finansowych, które wynikają z tego, że Twoi kontrahenci nie regulują faktur w terminie, możesz skorzystać także z faktoringu – firmy takie jak Finiata oferują go również firmom z sektora MŚP oraz mikroprzedsiębiorstwom.

Wiedz więcej od konkurencji – Subskrybuj nasz darmowy newsletter


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *