Jak uporać się z niepłacącym klientem?

Prowadząc biznes masz nadzieję, że za wykonaną usługę otrzymasz swoje wynagrodzenie, a co najważniejsze wpłynie ono o czasie tak, jak Ty terminowo wykonałeś zamówioną pracę. Jednak coraz więcej osób boryka się z kontrahentami, którzy termin płatności traktują nie jako punkt graniczny, ale jedynie sugestię, której coraz częściej zdarza im się nie trzymać. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie poradnik, w którym opiszemy, jak uporać się z niepłacącym klientem. Przewodnik krok po kroku pozwoli Ci uniknąć stresu, a być może pomoże również w utrzymaniu partnerskich relacji z kontrahentem na tyle, by nie przekreślać przyszłej współpracy.


Czego dowiesz się w poradniku:

  1. Jak zadbać o terminową spłatę faktur jeszcze przed ich wystawieniem
  2. Jak motywować do spłaty
  3. Jak i dlaczego monitorować fakturę
  4. Co to jest i po co Tobie harmonogram przypomnień
  5. Co to jest windykacja przedsądowa i pomoże Ci odzyskać pieniądze
  6. Co to jest wezwanie do zapłaty i jak je zrobić
  7. Dlaczego warto negocjować
  8. Kiedy zgłosić się do firmy windykacyjnej
  9. Jak i kiedy założyć sprawę w sądzie
  10. Sprzedaż długu – proste rozwiązanie, czy jeszcze większy stres?

O terminowe opłacenie faktur możesz zadbać jeszcze przed ich wystawieniem!

Największych problemów z nieterminowymi kontrahentami można uniknąć dokonując podstawowej weryfikacji klienta jeszcze przed zawarciem umowy. I o ile każdorazowe sprawdzanie kupujących na drobne kwoty może być problematyczne i bardzo czasochłonne, o tyle zdecydowanie polecamy — ustalić sobie limit wartości transakcji. W przypadku zawierania kontraktu powyżej wskazanej kwoty dokonuje się wnikliwej weryfikacji zamawiającego.

Najczęściej poleca się, aby skorzystać z Biur Informacji Gospodarczych. Są to firmy, które – za odpowiednią opłatą – zbierają i udostępniają informację o nierzetelnych kontrahentach oraz ich trudnościach z płaceniem należności. Dane te nie są jednak kompleksowe, ponieważ nie wszystkie podmioty zgłaszają nieopłacone faktury. Zarówno dodawanie, jak i dostęp do informacji zgromadzonych w BIG jest odpłatny, przez co wiele firm nie jest zainteresowanych usługami takich podmiotów.

Innym skutecznym, a często pomijanym, sposobem na weryfikację kontrahenta jest skorzystanie z wyszukiwarki Google. Wystarczy wpisać nazwę firmy, aby otrzymać dostęp do całego wachlarza informacji. W dobie anonimowości – nie należy od razu dawać wiary wszystkim opiniom, niemniej jeśli spora rzesza komentujących pisze o dużych problemach z wypłacalnością – wówczas należy zwiększyć czujność. Dobrym tropem mogą być również opinie pracowników danej firmy, jeśli sporej grupie z nich nie wypłacono wynagrodzenia.

To oczywiście nie wszystkie triki, które pomogą Ci w otrzymaniu swoich pieniędzy na czas. Napisaliśmy o 7 sprawdzonych sposobach, którymi podzielili się z nami nasi klienci. Dowiedz się, jak oni radzą sobie ze spóźnialskimi TUTAJ.

termin płatności na fakturze

Co jednak zrobić, gdy wykonałeś usługę, wystawiłeś fakturę — a kontrahent niebezpiecznie zamilkł? Nadal nie pozostajesz bezradny.

Po pierwsze, tuż po wystawieniu faktury – możesz skorzystać z opcji mikrofaktoringu Finiata, dzięki któremu od razu uzyskasz środki za transakcję, którą kontrahent opłaci dopiero za jakiś czas. Pieniądze otrzymasz maksymalnie 24 godziny po wgraniu faktury do naszego systemu (oczywiście po uprzedniej weryfikacji przez naszych pracowników). Pozwoli Ci to uniknąć stresu związanego z  wyczekiwaniem na zapłatę od klienta, kiedy Ty już teraz musisz uregulować swoje podatki. Dysponując gotówką będziesz mógł swobodniej windykować kontrahenta, aż do czasu uzyskania spłaty.

Motywowanie do terminowej spłaty

Wielu ludziom samo słowo “windykacja” kojarzy się dosyć nieprzyjemnie. Jakby upominanie się o swoją należność – było czymś złym. Jednak wszystko zależy od sposobu patrzenia na sytuację. Jeśli będziesz uważał ten proces za coś niedobrego – nie będzie łatwo Ci samodzielnie go prowadzić. Zacznijmy więc od zmiany nastawienia.

Przyjmij, że windykacja to motywowanie kontrahentów do jak najszybszej spłaty należności. To nic innego, jak dbanie o to, aby kontrahent nie zapomniał o tym, że ma zapłacić za zamówioną pracę. W pierwszej kolejności nie zakładaj od razu, że klient próbuje Cię naciągnąć, bo być może na prawdę miał ciężki tydzień, nie znalazł wolnej chwili na przelew i zapomniał w natłoku zajęć. Ostre maile, cięte sugestie, wyzwiska czy grożenie sądami — w takim wypadku może pogrzebać Wasze wzajemne relacje na zawsze. Aby tego uniknąć – stosuj model, który pozwoli Ci ustrzec się przed takimi sytuacjami, kiedy nerwy wezmą górę.


Wiedz więcej od konkurencji – subskrybuj naszego bloga!


Monitoruj fakturę

Mogłoby się wydawać, że jeśli przesłałeś fakturę — wszystko samo pójdzie swoim torem i prędzej czy później otrzymasz zapłatę. Czekasz zatem i nic nie robisz, zajmując się innymi sprawami. Zastanów się jednak – komu powinno bardziej zależeć na terminowym uregulowaniu zapłaty? Monitorowanie płatności jest jednym z elementów Twojego biznesu. Pierwszym z etapów tego procesu może być banalnie proste pytanie, a mianowicie – prośba o potwierdzenie otrzymania faktury.

Wyobraź sobie sytuację, kiedy wysyłasz fakturę mailowo, ale z przyczyn technicznych ona nie dociera do odbiorcy. Możesz czekać całą wieczność na jej opłacenie. W takiej sytuacji to jedno krótkie pytanie rozwieje wszelkie wątpliwości, a ponadto, w razie późniejszej konieczności prowadzenia sporu sądowego, będzie dla Ciebie dowodem doręczenia faktury.

Monitoruj termin spłaty faktury

Stwórz harmonogram przypomnień

Twój kontrahent, zapewne tak jak Ty – ma każdego dnia miliony spraw na głowie, w związku z czym na każdym kroku coś odciąga jego uwagę od Twojej faktury. Można by rzec, że musisz zrobić wszystko, aby Twoja faktura i konieczność jej opłacenia ciągle pozostawała w jego pamięci. Większość zatorów płatniczych powstaje z powodu ciągłego odkładania wszystkiego na później. A im dłuższy termin płatności – tym gorzej o utrzymanie odpowiedniego skupienia nad Twoją płatnością, gdyż zapewne nie jest ona jedyną dla Twojego klienta.

Dlatego wykorzystaj możliwości swojego systemu do fakturowania online, a jeśli wystawiasz dokumenty księgowe w inny sposób – zawsze możesz skorzystać z maila czy też telefonu. Jeśli wystawiasz faktury z długim terminem płatności skontaktuj się z klientem przypominając o upływie terminu płatności na 7, 3 oraz 1 dzień przed upływem terminu.  Chodzi o bardzo miły, uprzejmy kontakt,  w którym jedynie przypominasz o płatności za fakturę. Kontrahent ma jeszcze czas na zapłacenie faktury, nie ma powodu go ponaglać, niemniej – taki telefon lub mail daje jasny sygnał, że czuwasz nad terminową regulacją zobowiązań w swojej firmie.

Kiedy stosujesz krótkie terminy płatności, 14- bądź 7-dniowe, wystarczy przypomnienie na dwa dni przed oraz w dniu upływu terminu płatności. Jeśli kontrahent rzeczywiście chce zapłacić terminowo — dwa przypomnienia będą wystarczające, aby go nie przeoczyć.

Upłynął termin – to jeszcze nie powód do paniki

Prędzej czy później mija wskazany w fakturze termin płatności. To właśnie wtedy odczuwasz tą niewątpliwą frustrację, poczucie że Cię wystawiono, gdyż Ty już dawno wykonałeś swoją pracę, a kontrahent ociąga się z płatnością. W takim momencie warto działać od razu, aby nie dać o sobie zapomnieć.

1-2-3… Windykacja przedsądowa

Brak płatności w dniu mijającego terminu to jeszcze nie powód do rozpoczęcia windykacji sądowej. Powodów, dla których kontrahent się spóźnia, nadal może być wiele. Może rzeczywiście po prostu zapomniał? A może przelew już dawno jest w drodzę, ale bank zawalił? A może rzeczywiście ma chorą córkę i nie ma głowy do spraw biznesowych? Nie warto więc wpadać w panikę. Na razie można jeszcze dogadać się ze spóźnionym klientem po dobroci. Rozpoczynamy więc etap windykacji przedsądowej.

Windykacja przedsądowa brzmi groźnie, lecz nawet upomnienie się o pieniądze dzwoniąc do kontrahenta dzień po terminie można zaliczyć już do ściągania wierzytelności.

1. Nawiąż kontakt z dłużnikiem

W drugim dniu po terminie płatności, jeśli przelew nadal nie spłynął — zadzwoń bezpośrednio do Zamawiającego. Staraj się nie obarczać nikogo winą, bardzo dobrze sprawdza się telefon lub mail, w rodzaju: “Chciałem się upewnić, że zrobili Państwo przelew. Jeśli tak – prosiłbym o potwierdzenie, gdyż będziemy interweniować w banku jeśli za 2-3 dni do nas nie dotrze, bo być może jakieś kwestie techniczne zawiniły“. Najczęściej wtedy klient wprost przyznaje, że przelew jeszcze czeka na realizację i deklaruje wpłatę w określonym terminie. W pierwszym tygodniu po terminie — ponów kontakt, jeśli nie otrzymasz potwierdzenia, ani przelewu, nie uda się go zaksięgować na Twoim koncie.

Co jednak, gdy klient okaże się nieuchwytnym? W tym przypadku masz możliwość wysłania dłużnikowi pisma w sprawie braku kontaktu. Takie pismo powinno zawierać informację o tym kiedy próbowałeś kontaktować się z klientem i w jakiej sprawie (w tym przypadku spóźniona zapłata faktury) i jakie będą Twoje dalsze kroki.

Cel pisma to nawiązanie kontaktu z dłużnikiem w celu wyjaśnienia braku zapłaty i uregulowania należności w polubowny sposób. Oprócz standardowych informacji warto więc również pamiętać o elementach perswazji, które są wyjątkowo ważne zarówno w piśmie o braku kontaktu jak też w wezwaniu do zapłaty (więcej o tym pod Punktem 2.). 

Minął tydzień? Dwa? Przelewu nadal nie ma. Jeśli udało Ci się nawiązać bezpośredni kontakt z kontrahentem, nie przerywaj go!  Na ogół jest to etap w którym pojawiają się różnego rodzaju wymówki, typu: bo sam czeka na przelew lub odblokowanie środków, czeka na zwrot podatku, bo jemu też ktoś jeszcze nie zapłacił. Na wszystkie takie hasła – nie ma dobrych odpowiedzi, niemniej warto zaznaczyć, iż zapłata w żadnym wypadku nie może zależeć od tych zewnętrznych czynników. Praca została wykonana w terminie, toteż na czas powinna zostać opłacona.

2. Wezwanie do zapłaty

Moment na podjęcie wymiernych działań właśnie nadszedł. Te mało angażujące formy – jak telefon czy mail – niestety okazały się nieskuteczne na Twojego upartego klienta. Czas na bardziej sformalizowane kroki. Pierwszym z nich jest przede wszystkim wezwanie do zapłaty. Oficjalnie od kilku lat nie ma formalnego wymogu wysłania wezwania, gdyż już sama faktura – stanowi takie wezwanie (określa termin, kwotę, dane do przelewu). Natomiast jest to dla nas okazja na rozwiązanie sporu jeszcze na etapie polubownym.

Jak napisać dobre wezwanie do zapłaty?

Ogólnodostępne formularze wezwania do zapłaty mają jednak wiele poważnych mankamentów. Często zawierają wyłącznie suchy tekst – kto, ile i komu ma zapłacić. Nie mają w sobie zbyt wiele elementów perswazji — niezbędnej przecież na etapie, w którym chcemy przekonać nierzetelnego partnera, że powinien nam zapłacić. 

W wezwaniu, oprócz standardowych elementów, warto zatem zamieścić informację, iż pismo stanowi formę polubownego rozwiązania sporu, a w przypadku braku zapłaty we wskazanym terminie — sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Warto unikać stwierdzeń nieostrych: “może zostać skierowana”, “rozważymy skierowanie”. Odbiorca musi czuć, że zapowiadane konsekwencje są pewne i nieuniknione w przypadku zignorowania pisma.  Wezwanie, jak i wszelką korespondencję do kontrahenta wysyłamy listem poleconym. Najlepiej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wiedząc dokładnie którego dnia nadawca odebrał pismo – będzie można wyliczyć kiedy upłynie wskazany w wezwaniu termin, po którym czas przejść do końcowego etapu.

Dowiedz się wszystkiego, co trzeba wiedzieć o różnych formach wezwań do zapłaty i jak je napisać tak, aby spełniły swój cel: przeczytaj naszego bloga na ten temat!

negocjacje windykacja przedsądowa

3. Negocjuj – Lepsze to, niż 1000 dni czekania!

Przez cały proces windykacji przedsądowej warto być otwartym na alternatywne rozwiązania. Prawdopodobnie uważasz, że nie musisz się na nic godzić, w końcu to nie ty zawiniłeś w tej sytuacji. Jednak mimo frustracji, nieraz warto iść na ugodę. Dlaczego?

Są dziesiątki powodów, dla których dłużnik nie płaci za fakturę. To, że jest zwykłym oszustem, zdarza się najrzadziej. Bardziej prawdopodobne jest to, że sam ma kłopoty z pieniędzmi. Ugodą, na przykład umową spłaty długu ratami, idziemy nie tylko dłużnikowi na rękę, ale i samemu sobie. Windykacja sądowa może ciągnąć się nawet latami!  Jeśli da się uniknąć sprawy sądowej poprzez alternatywną umowę, to nie ma na co czekać! Zaproponuj kontrahentowi spłatę w ratach a pierwsze pieniądze wpłyną na Twoje konto o wiele szybciej, niż gdybyś oddał sprawę do sądu.

Wiem, nie jest to najbardziej komfortowa sytuacja, ale jest ona naprawdę bardziej korzystna i dla dłużnika, i dla Ciebie.

Skuteczna Windykacja – Kiedy skorzystać z firmy windykacyjnej?

Windykacja długów wymaga czasu i energii, ale też umiejętności w zakresie negocjacji i perswazji. W każdym etapie ściągania zaległych należności musisz być w 100% konsekwentny. Inaczej Twoje działania po prostu nie będą skuteczne.

O ile w przypadku mniejszych długów warto zabrać się za sprawę samodzielnie, działania windykacyjne większych długów często warto oddać w ręce profesjonalistów.

Firma windykacyjna nie tylko zabierze Ci kupę roboty, ale będzie w stanie wynegocjować ewentualną ugodę z dłużnikiem w bardziej korzystny dla Ciebie sposób. Ma to swój koszt, dlatego warto porównywać oferty i przeliczyć, czy zaangażowanie firmy windykacyjnej w ogóle będzie się opłacało.


Pamiętaj!

Od samego początku windykacji przedsądowej musisz mieć w głowie fakt, że być może w przyszłości niezbędne będzie toczenie batalii sądowej, celem odzyskania należnych Ci pieniędzy. Będzie to o wiele łatwiejsze jeśli zawczasu zaczniesz zbierać dowody. Najważniejsze elementy, które warto gromadzić przez cały czas trwania współpracy to:

  • potwierdzenie zlecenia określonej pracy za określoną kwotę (mail, formularz zamówienia, umowa pisemna);
  • potwierdzenie wykonania/odbioru pracy (np. zwrotna informacja że prace są ok, potwierdzenie wysyłki jeśli rzecz miała zostać wysłana itd.);
  • potwierdzenie odebrania faktury;
  • deklaracja spłaty (np. informacja, że klient spłaci za kilka dni);
  • nagrania rozmów z kontrahentem, notatki służbowe po rozmowach;
  • wezwanie do zapłaty, potwierdzenie nadania i odbioru; 

Mając tak przygotowany materiał będziesz mógł dużo sprawniej i skuteczniej walczyć o swoje pieniądze przed sądem, a szanse ze strony przeciwnika będą dużo mniejsze.


Kiedy i jak rozpocząć sprawę sądową?

Gdy wszystkie dotychczasowe starania nie przyniosły rezultatu, nie pozostanie Ci nic innego jak skierować sprawę do sądu.  Można zrobić to samodzielnie lub odpłatnie korzystając z pomocy profesjonalistów — firm windykacyjnych, czy też kancelarii adwokatów lub radców prawnych.

O ile w przypadku bardzo małych kwot — można zaryzykować samodzielną walkę, o tyle już kilkusetzłotowe kwoty warto powierzyć specjalistom, gdyż jeśli popełnimy błędy w prowadzeniu własnej sprawy, możemy nawet łatwy spór przegrać (np. nie załączając odpowiednich dowodów czy nie reagując w odpowiednim czasie na pisma z sądu).

Firmy windykacyjne przeważnie rozliczają się od % wartości od odzyskanej kwoty, zaś kancelarie prawne na ogół biorą określoną kwotę z góry, gdyż stronie wygrywającej na końcu sąd zasądzi odpowiedni zwrot do odzyskania (zapłacenia) przez dłużnika-klienta.

Z racji na ograniczony rozmiar tego opracowania, nie możemy omówić wszystkich przypadków i możliwości. Skupimy się zatem na uproszczonej procedurze, z której warto skorzystać w przypadku należności do 20 tysięcy złotych. Zakłada ona, iż sprawę wytacza się poprzez wypełnienie stosownego formularza (“formularz P”), co w założeniu ma uprościć dochodzenie drobnych roszczeń. Sam druk wymaga oznaczenia stron, wskazania dochodzonej kwoty oraz detali współpracy w formie uzasadnienia (jak zawarto umowę, co było jej przedmiotem, jaką cenę ustalono, kiedy zrealizowano zlecenie itd.). Tak wypełniony i podpisany formularz składa się  w 2 egzemplarzach do sądu. Ten, na podstawie wyłącznie jego treści i dołączonych dowodów (już teraz wiesz, dlaczego radziliśmy je zbierać od samego początku?) – wyda nakaz zapłaty i doręczy go Twojemu klientowi. Oczywiście druga strona nie pozostaje bezbronna. Ma możliwość się sprzeciwić – jeśli uważa, że Twoje żądanie jest całkowicie bezzasadne. Wówczas sąd rozpatrzy sprawę dogłębniej. 

Grono osób, już na tym etapie, widząc nakaz z sądu poparty mocnymi dowodami, które Ty przez cały czas realizacji współpracy kompletowałeś, odpuszcza walkę — i czym prędzej reguluje należność. Czego oczywiście – życzy Ci cały nasz zespół!

Po 14 od doręczenia, nakaz zapłaty uprawomocni się. Z takim nakazem można już iść do komornika w celu egzekucji należności z majątku dłużnika. Często przed przekazaniem sprawy komornikowi próbuje się jeszcze raz dogadać z dłużnikiem w celu spłaty zaległej kwoty (która teraz urosła, dzięki kosztom związanych z procedurą sądową). Jeśli i na tym etapie nie dogadasz się z dłużnikiem, nie pozostaje Ci już nic więcej, niż skierować sprawę do komornika.

Sprzedaż długów – skuteczne pozbycie się problemu?

Czy zatem sprzedaż długu nie będzie idealnym rozwiązaniem? Zamiast bawić się w windykacje i sądy, po prostu sprzedaj i miej spokój. Jest to zgodne z prawem, dłużnik nie musi się godzić na tak zwaną cesję. Rzeczywiście w niektórych przypadkach sprzedaż długu może być najkorzystniejszą opcją odzyskania pieniędzy, jednak najczęściej klasyczna windykacja bardziej się opłaca.

Kiedy warto pomyśleć o sprzedaży długu?

Jeśli Twoja firma z powodu długu wpada w poważne problemy finansowe i potrzebuje natychmiastowej gotówki, sprzedaż długu może być dobrym rozwiązaniem. Tak samo, gdy dłużnik jest niewypłacalny lub ogłosił upadłość albo gdy wierzytelność się przedawniła.

Jednak w każdym przypadku sprzedaż wierzytelności wiąże się z problemami:

1. Nie każdy dług można tak łatwo sprzedać

Nie ważne, czy to dług, czy samochód. Nie sprzedasz go, jeśli nikt nie będzie chciał go kupić. W przypadku długów większym prawdopodobieństwem sprzedaży objęte są długi tych dłużników, którzy dysponują majątkiem, przez co można wyegzekwować dług stosunkowo szybko. Jeśli dług jest już egzekwowany przez komornika lub dłużnik ogłosił upadłość, sprzedaż tego długu będzie trudniejsza. Od tych czynników zależy też cena, za którą odsprzedajemy dług…

2. Prawdopodobnie odzyskasz tylko część pieniędzy

Za łatwo do wyegzekwowania długu możesz spodziewać ceny o wysokości nawet 90% wartości długu. Jednak z rosnącym trudem egzekucji, spada cena. Za dług, który jest już u komornika spodziewać możesz się jedynie kilku lub kilkunastu procent wartości całego długu.

3. Nie zawsze cesja jest dozwolona

Najczęstszą przeszkodą na drodze do sprzedaży długu jest zawarty w umowie zakaz cesji. W takim przypadku jesteś zdany na windykację.


Bądź sprytniejszym przedsiębiorcą – subskrybuj naszego bloga!


Comments 1

Dodaj komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *